Как уберечь себя от судебного иска, штрафов и сохранить деловые отношения.
Командировка — сложный организационный процесс, пожирающий нервные клетки как самый настоящий стервятник. Не удивительно, что в сплетении множества нюансов так легко запутаться. Разберем самые распространенные ошибки, с которыми может столкнуться работодатель при оформлении командировки.
ПЕРВОЕ: Убедитесь, что сотрудник относится к той категории, которую можно отправлять в командировку.
К ним не относятся:
А также ограничения на командирование (ст. 259 ТК РФ) имеют сотрудники, относящиеся к категориям:
Вторую категорию можно командировать с их письменного согласия и предварительного уведомления. Сотрудник также должен быть оповещен о том, что в случае отказа, он не будет уволен.
С первой категорией сложнее. Не ведитесь на уговоры и клятвенные обещания, даже если они подтверждены нотариусом, дорогой печатью, размашистой подписью и всем всем, имеющим юридическую силу. Ни за что. Отправляя в командировку сотрудника из категории "ни-в-коем-случае", работодатель берет на себя всю ответственность за его жизнь и здоровье. Любая непредвиденная ситуация, и, несмотря на письменное согласие и прочие договорные моменты, суд встанет на сторону сотрудника, а компания получит не только разрушенные деловые отношения, но и огромный штраф. Поэтому — забудьте и не рискуйте.
ВТОРОЕ: Не забудьте оформить приказ на командировку.
С 2013 года компании вправе не пользоваться унифицированными формами, однако это не означает, что самого приказа быть не должно. Поездка любого характера, связанная с работой, должна быть документально оформлена. Существуют стандартные шаблоны, которые работодатель может взять за основу, однако компания также может пользоваться собственными.
ТРЕТЬЕ: Убедитесь, что сроки командирования определены верно.
Срок служебной командировки — это период, который начинается со дня отправления транспортного средства(самолет, поезд и др.) и заканчивается в день прибытия транспортного средства в место постоянной работы( абз. 2 п. 4.). Срок устанавливается работодателем и зависит от объема, сложности и других нюансов, выполняемой работы. Приказы, распоряжения, отчеты или иные документы должны регулировать данный вопрос. Если сотрудник при поездке использовал личный транспорт, то подтверждающими документами могут быть путевые листы, квитанции, кассовые чеки или счета.
ЧЕТВЕРТОЕ: Убедитесь, что табель учета рабочего времени на командированного сотрудника заполнен без ошибок.
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ табель учета рабочего времени является основным документом, определяющим корректность положенных командированному сотруднику выплат. В случае неверного заполнения, ведущего к ошибкам в выплатах, работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) и наложить штраф от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (либо приостановлением деятельности компания до 90 суток).
ПЯТОЕ: Выполнение работы, выходящей за рамки трудового договора стоит избегать.
Не редкость в наше время, когда работодатель, пользуясь категориями "очень надо" и "никто кроме тебя", просит сотрудника выполнить работу, которая не входит в перечень его должностных обязанностей. Это также является нарушением вне зависимости где находится сотрудник: в месте постоянной работы или командирования.
ШЕСТОЕ: Информируйте без некомпетентных посредников.
Передавать информацию через руки, не имеющие должного опыта, иной раз бывает весьма небезопасно. Руководитель попросил заместителя, заместитель договорился с начальником отдела, а тот в свою очередь через своих заместителей весьма расплывчато оповестил нужного сотрудника о командировке и ее нюансах. Чем больше людей, тем меньше нужной информации дойдет до сотрудника и тем затруднительнее будет контролировать расходы и отчетную документацию.
Рекомендуется в таких случаях либо ставить одного ответственного, либо воспользоваться услугами сервиса релокации, в котором специалисты организуют проживание ваших сотрудников со всеми сопроводительными документами. Такой вариант будет удобнее и безопаснее как для компании, так и для сотрудника.
К ним не относятся:
- Беременные ст. 259 ТК РФ
- Сотрудники, которые работают по ученическому договору (исключением может стать поездка, которая напрямую связана с учебой) ч.3 ст. 203 ТК РФ
- Лица, не достигшие возраста совершеннолетия(исключение: профессиональные спортсмены и творческие кадры, (Ст. 268 и ст. 348.8 ТК РФ)
- Сотрудники, которые были зарегистрированы как кандидаты в выборный орган в период проведения выборов (ч.2 ст. 41 ФЗ № 67 «Об основных гарантиях избирательных прав»)
- Инвалиды, в тех случаях, когда существуют медицинские противопоказания (ст. 23 ФЗ № 188 «О социальной защите инвалидов»).
А также ограничения на командирование (ст. 259 ТК РФ) имеют сотрудники, относящиеся к категориям:
- Матери с детьми до 3 лет
- Матери/отцы, воспитывающих детей до 5 лет в одиночку
- Родители детей-инвалидов
- Сотрудники, имеющие на попечении больных родственников
- Один из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- Многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
Вторую категорию можно командировать с их письменного согласия и предварительного уведомления. Сотрудник также должен быть оповещен о том, что в случае отказа, он не будет уволен.
С первой категорией сложнее. Не ведитесь на уговоры и клятвенные обещания, даже если они подтверждены нотариусом, дорогой печатью, размашистой подписью и всем всем, имеющим юридическую силу. Ни за что. Отправляя в командировку сотрудника из категории "ни-в-коем-случае", работодатель берет на себя всю ответственность за его жизнь и здоровье. Любая непредвиденная ситуация, и, несмотря на письменное согласие и прочие договорные моменты, суд встанет на сторону сотрудника, а компания получит не только разрушенные деловые отношения, но и огромный штраф. Поэтому — забудьте и не рискуйте.
ВТОРОЕ: Не забудьте оформить приказ на командировку.
С 2013 года компании вправе не пользоваться унифицированными формами, однако это не означает, что самого приказа быть не должно. Поездка любого характера, связанная с работой, должна быть документально оформлена. Существуют стандартные шаблоны, которые работодатель может взять за основу, однако компания также может пользоваться собственными.
ТРЕТЬЕ: Убедитесь, что сроки командирования определены верно.
Срок служебной командировки — это период, который начинается со дня отправления транспортного средства(самолет, поезд и др.) и заканчивается в день прибытия транспортного средства в место постоянной работы( абз. 2 п. 4.). Срок устанавливается работодателем и зависит от объема, сложности и других нюансов, выполняемой работы. Приказы, распоряжения, отчеты или иные документы должны регулировать данный вопрос. Если сотрудник при поездке использовал личный транспорт, то подтверждающими документами могут быть путевые листы, квитанции, кассовые чеки или счета.
ЧЕТВЕРТОЕ: Убедитесь, что табель учета рабочего времени на командированного сотрудника заполнен без ошибок.
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ табель учета рабочего времени является основным документом, определяющим корректность положенных командированному сотруднику выплат. В случае неверного заполнения, ведущего к ошибкам в выплатах, работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) и наложить штраф от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (либо приостановлением деятельности компания до 90 суток).
ПЯТОЕ: Выполнение работы, выходящей за рамки трудового договора стоит избегать.
Не редкость в наше время, когда работодатель, пользуясь категориями "очень надо" и "никто кроме тебя", просит сотрудника выполнить работу, которая не входит в перечень его должностных обязанностей. Это также является нарушением вне зависимости где находится сотрудник: в месте постоянной работы или командирования.
ШЕСТОЕ: Информируйте без некомпетентных посредников.
Передавать информацию через руки, не имеющие должного опыта, иной раз бывает весьма небезопасно. Руководитель попросил заместителя, заместитель договорился с начальником отдела, а тот в свою очередь через своих заместителей весьма расплывчато оповестил нужного сотрудника о командировке и ее нюансах. Чем больше людей, тем меньше нужной информации дойдет до сотрудника и тем затруднительнее будет контролировать расходы и отчетную документацию.
Рекомендуется в таких случаях либо ставить одного ответственного, либо воспользоваться услугами сервиса релокации, в котором специалисты организуют проживание ваших сотрудников со всеми сопроводительными документами. Такой вариант будет удобнее и безопаснее как для компании, так и для сотрудника.
И самое, конечно, главное, о чем должен не забывать хороший руководитель — это удобство работника. Построить хорошие деловые отношения или найти опытного сотрудника, которому можно доверить сложную и ответственную работу, не меньший труд, чем организовать командировку. Поэтому, пытаясь избежать вышеперечисленных ошибок, не забывайте о комфорте и безопасности командированного сотрудника.